Un comptage effectué par un membre de l’équipe sur le catalogue en ligne donne près de 900 cotes manquantes à la Réserve des imprimés pour un total de 4000 notices et environ 4000 documents.
Passé le premier moment d’effroi, un plan de bataille a été élaboré.

 

1) Récolement
Pour chaque cote manquante au catalogue, nous allons voir en Réserve ce qu’il en est. Trois cas se présentent :

  • le document est présent ;
  • le document est absent ;
  • le document est absent avec fantôme.

Le fantôme indiquant souvent une décote vers le fonds général, nous reportons la nouvelle cote sur la liste papier.
La durée de cette tâche peut être évaluée à 30h à raison de 2 min. par cote.

2) Affectation des ouvrages aux catalogueurs
L’équipe du catalogage offre au Patrimoine une journée par semaine (2 catalogueurs pendant 1/2 journée) pour mener à bien ce projet. Au service Patrimoine, 2 personnes sont impliquées au même rythme.
Au moment du récolement, nous insérons dans chaque document présent un signet de couleur correspondant à un catalogueur, à charge pour lui de les traiter.
Les ouvrages ont été affectés de la manière suivante :

  • livres d’artiste : 1 p.
  • fonds 19e-20e siècle : 1 p.
  • fonds ancien : 2 p.

L’utilisation des signets offre plusieurs avantages, directs :

  • les documents demeurent dans la Réserve en attente de signalement, au lieu de stationner sur un rayonnage de bureau ;
  • chaque catalogueur est autonome dans son rythme de catalogage ;
  • la présence du signet n’empêche pas la communication du document.

et induits :

  • le fonctionnement du service au public voulant que tout document communiqué non informatisé fasse un détour par le service Catalogage avant de regagner son magasin, le signet de couleur permettra d’indiquer le degré d’urgence du traitement ;
  • la manipulation des ouvrages non catalogués permet de faire des premiers constats sur l’état de conservation.

3) Catalogage
Deux préoccupations nous occupent : bien signaler les livres de la Réserve… sans perdre trop de temps.
En accord avec la coordinatrice du catalogage, nous avons établi une grille adaptée, insistant sur les accès et les notes de reliure et de provenance. Pour le fonds ancien, le codage CCFr est utilisé. On peut envisager la récupération de notices BnF ou le « recopillage » d’autres catalogues de bibliothèques le cas échéant.

Nous nous sommes donné 18 mois pour mener cette tâche à bien.
Ensuite nous aborderons la correction des vilaines notices déjà existantes.

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