La Documentation régionale comporte :
  • les éphémères d’intérêt régional reçus au titre du dépôt légal imprimeur ;
  • les éphémères d’intérêt régional issus de la collecte volontaire ;
  • les affiches reçues au titre du dépôt légal imprimeur.
Situation actuelle
Les éphémères reçus au titre du DLI sont divisés entre :
  • d’intérêt non régional – enregistrés, mis en boîtes cotées et envoyés sur le site distant ;
  • d’intérêt régional – enregistrés, mis en boîtes topographiques conservées sur place, et font l’objet d’une notice bibliographique quand une boîte est complète.
Les éphémères issus de la collecte volontaire sont mis dans les mêmes boîtes topographiques que ceux issus du DLI.
Les affiches sont triées, enregistrées à la pièce et mises en boîtes topographiques.

 

Problèmes posés par cette situation

  • La Documentation régionale n’est ni connue, ni exploitée des usagers.
  • La perspective de cataloguer en Unimarc à la pièce (ex. livrets d’opéra) semble insurmontable.
  • La viabilité du plan de classement utilisé à la fois pour les éphémères et les affiches est interrogée.
  • L’espace d’accroissement que nécessite le classement topographique en magasin ne semble pas raisonnable compte tenu de la place qui reste.
Questions de principe
  • Pourquoi s’obstiner à coter thématiquement les éphémères alors que tous les autres documents de la bibliothèque (sauf les Estampes, dont l’accroissement est quasi nul) sont cotés par ordre d’arrivée ?
  • Le principe de la notice bibliographique (à un seul niveau) est-il vraiment le plus adapté pour traiter et faire partager un plan de classement ?
L’exemple de Lyon
Au moment du classement thématique, c’est l’exemple de la BM de Lyon qui a été retenu. Quelques années plus tard, celui-ci a évolué. Il est très facilement accessible sur internet grâce à l’application Pleade, qui donne accès aux inventaires archivistiques réalisés en EAD. Certaines affiches (politiques et culturelles) sont également accessibles de la sorte. Lyon a donc adopté un principe archivistique intégral pour la gestion de ses collections de documentation régionale.

 

Le principe du classement archivistique
Il repose sur une unité de base qui est le fonds. Ici : le fonds de Documentation régionale (éphémères) et le fonds d’affiches régionales. Le fonds est divisé en séries organiques puis en sous-séries etc., reflétant l’activité du producteur. Nous pouvons y assimiler notre classement topographique (reflet de l’activité régionale, si on veut).
Dans les fonds clos (avant 1945), la cote est placée au niveau de la plus petite unité signifiante, en général le dossier. Ensuite, on rédige l’instrument de recherche.
Dans les fonds courants (la série « W » des Archives départementales, depuis 1945), les versements des administrations sont rangés à la suite, et seul l’instrument de recherche tenu systématiquement à jour permet de reconstituer l’intégrité du fonds.
La DTD EAD, qui repose sur le langage XML, a été créée spécialement pour encoder les inventaires d’archives et pour en réaliser de nouveaux, faciles à mettre à jour (pas besoin d’imprimer/de publier un nouveau volume papier) et portables (sortie papier, internet etc.). Ce n’est que la traduction de la norme de description archivistique (ISAD-G) en standard du web.
En fait, on ne fait pas « le choix de l’EAD », mais le choix de traiter nos éphémères comme des documents d’archives courantes, et d’y donner accès de la même manière.
L’EAD présente également cet avantage d’être un système évolutif. On peut très facilement y intégrer, en créant des sous-niveaux ou en raffinant les descriptions de niveau, un enrichissement de la description du contenu de la boîte, suite au travail d’un thésard, stagiaire, bibliothécaire etc. Au minimum on renseigne sur la thématique et le type de documents (l’utilisateur est doté d’un outil correct de premier niveau), et à l’occasion, on raffine. C’est la distinction entre le répertoire et l’inventaire.

Dans la pratique
Pour les éphémères
On crée le plan de classement en EAD (ou sous Excel) en donnant pour identifiant l’indice choisi dans le plan de classement géo-thématique existant.
Les boîtes sont remplies thématiquement comme maintenant.
La première boîte terminée prend la cote (par ex.) R000001, la deuxième la cote R000002 etc.
Dans le plan de classement, on renseigne à l’endroit correspondant que le niveau considéré s’est désormais enrichi de la boîte R000001 ; on peut décrire brièvement son contenu (dates, nb. de pièces, type de documents…). Attention ! Une boîte ne correspond pas forcément à un nouveau niveau ! A un niveau de classement, peuvent correspondre : une boîte, plusieurs boîtes qui se suivent ou plusieurs boîtes à la numérotation discontinue.
On range la boîte R000001 en haut à gauche de la première travée.

– Du point de vue de l’utilisateur :
Il fait sa recherche via le plan de classement (p. ex. : « Collectivité µ / Entreprises »), il relève le n° des boîtes correspondant à la période qu’il souhaite consulter, et on les lui sert.

Pour les affiches
Il y en a nettement moins à gérer. Lyon utilise un vrai système archivistique (cotation des affiches comme elles viennent, mise en boîte, instrument de recherche unique porte d’entrée). Nous pouvons utiliser notre classement topographique en ouvrant un minimum de boîtes simultanément (une par grande série : région, départements, agglo, ville), et en classant thématiquement à l’intérieur. Quand la boîte est pleine, on la cote, on la range, et on vient alimenter le plan de classement qui sera d’abord géographique puis chronologique (une boîte correspondant à une période), et thématique à l’intérieur des boîtes, en conservant les dossiers.
Cela évite de devoir déplacer des dossiers entiers d’affiches quand la boîte explose sous le nombre, et d’ouvrir simultanément un trop grand nombre de boîtes.

– Du point de vue de l’utilisateur :
Cela évite la trop grande dispersion des affiches dans les boîtes.

=> Comment vient s’articuler l’enregistrement complet des affiches tel qu’il est pratiqué actuellement ?

 

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