Modes d'emploi


Une sélection de ressources en ligne désormais classiques permettant de faire la synthèse sur les principales caractéristiques de la conservation.

Rayonnage mobile

floor3_052 by Dave & Bry sur Flickr – CC By-NC-SA

L’IFLA propose deux documents essentiels : les Principes de conservation constituant le 3e numéro d’International Preservation Issues, particulièrement p. 25 à 40 (conditions climatiques et environnement), et le numéro d’International Preservation News de décembre 2011 (55) intitulé Energy savings and Preservation in Libraries and Archives, qui aborde cruciale question de l’adaptation des bâtiments et des conditions de conservation aux principes des économies d’énergie et du développement durable. Trois articles à signaler particulièrement : celui de J. Linden (p. 10), celui de B. Bonandrini à propos de l’exemple de Pierrefitte-sur-Seine (p. 21) et celui de M. Turpin (p. 37).

Pour la France, le Ministère de la Culture fournit différentes ressources :

Enfin, on ne manquera pas de se référer à la bible du bibliothécaire patrimonial, l’indispensable De tutela librorum d’Andrea Giovannini, dont la dernière édition est parue en 2010.

Pour une mise en images d’un projet tout à fait récent, il faut recommander le site internet mis en place à l’initiative du constructeur du nouveau bâtiment des Archives départementales du Nord ainsi que la visite virtuelle.

APN

Il est possible d'utiliser un appareil photo numérique sans dégrader les documents patrimoniaux (WikiCommons - licence CC PD)

Les pratiques de reproduction de documents précieux et/ou fragiles sont très différentes selon les politiques d’établissement. Une fiche technique réalisée par BiblioPat en 2008 puis une nouvelle enquête lancée sur la liste en 2009 avait bien montré cette disparité.
Dans un contexte dépourvu de documents numérisés et surtout de bibliothèque numérique faisant office de « banque d’images », la pratique de la photographie plus ou moins sauvage des collections patrimoniales était fort développée.  En observant les pratiques des usagers dans un milieu dépourvu de tout contrôle, en écoutant le malaise des responsables de collections patrimoniales, et en utilisant un peu de bon sens, voici la procédure qui a été mise en place.

Principes

  1. Pé-da-go-gie : auprès des collègues pour les responsabiliser, auprès des usagers pour les sensibiliser à la fragilité des documents (disons-le tout de suite : ils comprennent en général très bien et très vite qu’on ne photocopie pas un plan du 17e).
  2. Pas d’obstacles inutiles : l’usage d’un APN personnel est autorisé, voire parfois encouragé compte tenu de l’absence d’atelier et de matériel dans l’établissement.
  3. Traçabilité : tout le monde est « fiché » ;).

Mode d’emploi

  1. Toute demande de reproduction est soumise au remplissage d’un formulaire. Celui-ci indique clairement quels types de documents doivent faire l’objet d’une demande d’autorisation.
  2. La règle courante est d’autoriser un particulier ou une personne qui souhaite faire une copie d’un document en bon état de conservation et ne présentant pas de problème majeur de manipulation pour un usage personnel, éventuellement pour un mémoire universitaire non publié à utiliser un appareil personnel en se conformant à quelques conseils simples. Un bibliothécaire peut venir aider l’usager dans sa prise de vue.
  3. Le recours à un photographe professionnel (celui de la collectivité ou celui du demandeur) est fortement recommandé voire obligatoire pour les documents de grand format, en mauvais état, tous les manuscrits (qui ont souvent des reliures problématiques), et dès que le propos de la reproduction est l’usage public commercial (projets d’édition).
  4. Les demandeurs sont encouragés à préciser au maximum les conditions dans lesquels ils souhaitent réutiliser l’image, notamment dans les contextes « publics non commerciaux » (publications universitaires, scolaires, expositions, sites web etc.).
  5. Les bibliothécaires instruisent la demande à différents niveaux :
    1. directement à la banque de prêt si cela ne [leur] pose pas de cas de conscience (« oui » / « non, il faut passer par la case
      3, il y aura un délai »)
    2. à la banque de prêt en liaison téléphonique avec le responsable de collection au moindre doute
    3. en routant toutes les commandes d’images (soit à la demande de l’usager, soit dans les cas prescrits) au service Patrimoine qui se charge du devis, de la mise en œuvre et de la livraison

Bilan

Les usagers ont très bien compris et admis cette formalité supplémentaire, même les habitués. Certains bibliothécaires hésitent encore à prendre la minuscule responsabilité de laisser prendre une photo de leur propre chef, les mêmes qui quelques mois auparavant regardaient d’un air indifférent flasher des fusains par dizaine. On peut donc en conclure que la sensibilisation à la fragilité du document patrimonial a bien fonctionné.
Garder trace des demandes et des images déjà produites est l’un des enjeux des mois à venir (environ 150 CD à expertiser), car il n’est pas souhaitable de reproduire indéfiniment le même document – sachant d’ailleurs que ce sont souvent des happy few qui, tels les stars sur les marches de Cannes, passent sous le feu des projecteurs.
Enfin, la mise en place du programme de numérisation et la bibliothèque numérique, dans lequel sont bien sûr incluses les vedettes, devrait permettre d’une part d’éteindre progressivement les demandes répétées et d’autre part de définir une fois pour toutes des règles d’utilisation des images numériques dans le contexte du web, peut-être en utilisant la nouvelle licence IP si elle est applicable aux données culturelles, ce qui ne semble pas évident pour tout le monde.

Intellectuellement, cela restera du niveau troisième (encore que les troisièmes d’aujourd’hui…).
Cinq vitrines à remplir à la rentrée sur un auteur du Lagarde & Michard, qui viennent de nous occuper un certain temps :

  • lectures depuis la sollicitation extérieure
  • plan général de l’exposition-dossier
  • vérifications au catalogue, au fichier, sur pièces au fonds iconographique
  • simulation d’agencement des trouvailles dans les vitrines, pour s’apercevoir que la moitié des ouvrages sélectionnés ne tiendront pas ouverts/debout/à la bonne page/sous la lumière
  • remue-méninges accéléré pour se sortir de la situation (par chance, le plan général n’a pas bougé ; en revanche, les allers-retours au fichier papier et dans les magasins se sont multipliés)
  • répartition des cartels par participant
  • rédaction des cartels
  • expédition pour trouver le matériel adéquat
  • montage

Durée prévue de l’exposition : 4 semaines
Temps de préparation cumulé : 12 jours

La personne de qui émanait la sollicitation ne nous a toujours pas recontactés.

Objectifs
Donner en une page les éléments suffisants pour préparer une visite

Plan
– Historique de l’institution
– Conditions de consultation des collections, contenant des formulaires utiles en téléchargement
– Répartition des fonds, contenant des liens vers des instruments de recherche (y compris bibliothèque numérique)

Illustrations
Une image par paragraphe
– Architecture du bâtiment
– Histoire de l’institution
– Documents emblématiques

Objectifs
Expliciter le parti scientifique
Donner l’envie de poursuivre la visite par soi-même

Placer l’exposition dans son contexte

– interne : choix du sujet et du moment
– local : résonance avec d’autres manifestations culturelles
– national : inscription dans un temps fort

Maîtriser la durée
Entre 45 min. et 1h30 selon la taille de l’exposition
Enchaîner déplacements et stations devant les vitrines ou panneaux
Laisser du temps aux questions pendant la visite

Choisir un parcours
En fonction de la problématique de l’exposition
– linéaire : suivi du parcours proposé avec stations aux passages emblématiques (début de parties, pièces de choix)
– « chemins de traverse » : rechercher l’unité thématique dans un parcours chronologique, ou l’inverse, focaliser sur une dimension au détriment des autres

Le +
Écouter ce que les visiteurs ont à apporter
Prolonger de manière informelle pour les motivés