Projets


Il faut l’avouer, je n’étais pas favorable au départ aux sections Étude et Patrimoine isolées des sections de Lecture publique, dans de prestigieux mal pratiques beaux bâtiments le plus souvent classés qui sentent bon la poussière l’encaustique et le suranné. Et puis, les hasards des mutations aidant, je me retrouve à la tête de l’un de ces bâtiments et je commence à y voir autre chose que les inconvénients.

Néanmoins, les services évoluant, dans leurs collectivités, dans des contextes de plus en plus tendus, je m’interroge sur l’avenir de ces « bibliothèques d’étude et du patrimoine » (à commencer par la mienne) qui avaient vocation à cultiver « l’honnête homme » et ont aujourd’hui une tendance plus que certaine à regrouper deux populations antagonistes : le pléthorique étudiant en mal de salle de travail, et l’historien local, par ailleurs de plus en plus rare. Avec cette question dévorante : le bibliothécaire d’étude va-t-il se transformer en surgé de salle de perm’ ?

Avant de lancer une enquête plus précise, j’essaie déjà de rassembler des informations.

Un tableau partagé est disponible à cette adresse, si quelques lecteurs souhaitent y participer, sentez-vous chez vous :

http://petitlien.com/compbibsetude

Merci d’avance !

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La collection est séparée en plusieurs divisions, auxquelles est attachée une position : prêt ou consultation sur place. C’est relativement simple au quotidien, encore que je me satisferais volontiers d’une position « consultation sur autorisation » pour les documents de Réserve et les originaux dont il existe une forme numérique.
Mais dans le détail, c’est nettement plus compliqué :

  1. le fonds régional est exclu du prêt par principe. Même lorsque nous avons 5 exemplaires.
  2. on peut trouver deux exemplaires du même ouvrage dans deux divisions différentes… mais parfois deux divisions exclues du prêt.
  3. certains documents qui auraient leur place en fonds régional sont placés en fonds général « pour les faire sortir », au mépris de la gestion bibliothéconomique du fonds.
  4. certains documents au contraire sont placés dans une division exclue du prêt « pour qu’ils ne sortent pas » (les beaux livres très illustrés sur papier glacé).

Tous les cas de figure sont à peu près possibles, donc, avec à la clé des soucis de catalogage et de statistiques évidents, dont nous ne voulons plus.

La première étape a consisté à placer la barrière entre prêt à domicile et consultation sur place, et à la faire admettre à la ronde :
– En consultation = le fonds patrimonial, dans son intégralité. Reste à définir le fonds patrimonial 😉.
– En prêt = tout le reste.

La deuxième étape est de placer en position de prêt à domicile des pans entiers de collections, notamment les exemplaires surnuméraires du fonds régional et de l’un des fonds de conservation. Le premier ensemble fait d’ailleurs l’objet d’un projet complet visant à proposer également des documents en prêt et en libre-accès. La deuxième étape commence à être évoquée dans plusieurs contextes (par les acquéreurs, par les responsables de service).

Je passe sur les questions techniques.

La troisième étape consiste à valoriser ces collections, car je nous trouve beaucoup trop frileux sur ce plan.

Photo sans titre ni auteur :(.

La Documentation régionale comporte :
  • les éphémères d’intérêt régional reçus au titre du dépôt légal imprimeur ;
  • les éphémères d’intérêt régional issus de la collecte volontaire ;
  • les affiches reçues au titre du dépôt légal imprimeur.
Situation actuelle
Les éphémères reçus au titre du DLI sont divisés entre :
  • d’intérêt non régional – enregistrés, mis en boîtes cotées et envoyés sur le site distant ;
  • d’intérêt régional – enregistrés, mis en boîtes topographiques conservées sur place, et font l’objet d’une notice bibliographique quand une boîte est complète.
Les éphémères issus de la collecte volontaire sont mis dans les mêmes boîtes topographiques que ceux issus du DLI.
Les affiches sont triées, enregistrées à la pièce et mises en boîtes topographiques.

 

Problèmes posés par cette situation

  • La Documentation régionale n’est ni connue, ni exploitée des usagers.
  • La perspective de cataloguer en Unimarc à la pièce (ex. livrets d’opéra) semble insurmontable.
  • La viabilité du plan de classement utilisé à la fois pour les éphémères et les affiches est interrogée.
  • L’espace d’accroissement que nécessite le classement topographique en magasin ne semble pas raisonnable compte tenu de la place qui reste.
Questions de principe
  • Pourquoi s’obstiner à coter thématiquement les éphémères alors que tous les autres documents de la bibliothèque (sauf les Estampes, dont l’accroissement est quasi nul) sont cotés par ordre d’arrivée ?
  • Le principe de la notice bibliographique (à un seul niveau) est-il vraiment le plus adapté pour traiter et faire partager un plan de classement ?
L’exemple de Lyon
Au moment du classement thématique, c’est l’exemple de la BM de Lyon qui a été retenu. Quelques années plus tard, celui-ci a évolué. Il est très facilement accessible sur internet grâce à l’application Pleade, qui donne accès aux inventaires archivistiques réalisés en EAD. Certaines affiches (politiques et culturelles) sont également accessibles de la sorte. Lyon a donc adopté un principe archivistique intégral pour la gestion de ses collections de documentation régionale.

 

Le principe du classement archivistique
Il repose sur une unité de base qui est le fonds. Ici : le fonds de Documentation régionale (éphémères) et le fonds d’affiches régionales. Le fonds est divisé en séries organiques puis en sous-séries etc., reflétant l’activité du producteur. Nous pouvons y assimiler notre classement topographique (reflet de l’activité régionale, si on veut).
Dans les fonds clos (avant 1945), la cote est placée au niveau de la plus petite unité signifiante, en général le dossier. Ensuite, on rédige l’instrument de recherche.
Dans les fonds courants (la série « W » des Archives départementales, depuis 1945), les versements des administrations sont rangés à la suite, et seul l’instrument de recherche tenu systématiquement à jour permet de reconstituer l’intégrité du fonds.
La DTD EAD, qui repose sur le langage XML, a été créée spécialement pour encoder les inventaires d’archives et pour en réaliser de nouveaux, faciles à mettre à jour (pas besoin d’imprimer/de publier un nouveau volume papier) et portables (sortie papier, internet etc.). Ce n’est que la traduction de la norme de description archivistique (ISAD-G) en standard du web.
En fait, on ne fait pas « le choix de l’EAD », mais le choix de traiter nos éphémères comme des documents d’archives courantes, et d’y donner accès de la même manière.
L’EAD présente également cet avantage d’être un système évolutif. On peut très facilement y intégrer, en créant des sous-niveaux ou en raffinant les descriptions de niveau, un enrichissement de la description du contenu de la boîte, suite au travail d’un thésard, stagiaire, bibliothécaire etc. Au minimum on renseigne sur la thématique et le type de documents (l’utilisateur est doté d’un outil correct de premier niveau), et à l’occasion, on raffine. C’est la distinction entre le répertoire et l’inventaire.

Dans la pratique
Pour les éphémères
On crée le plan de classement en EAD (ou sous Excel) en donnant pour identifiant l’indice choisi dans le plan de classement géo-thématique existant.
Les boîtes sont remplies thématiquement comme maintenant.
La première boîte terminée prend la cote (par ex.) R000001, la deuxième la cote R000002 etc.
Dans le plan de classement, on renseigne à l’endroit correspondant que le niveau considéré s’est désormais enrichi de la boîte R000001 ; on peut décrire brièvement son contenu (dates, nb. de pièces, type de documents…). Attention ! Une boîte ne correspond pas forcément à un nouveau niveau ! A un niveau de classement, peuvent correspondre : une boîte, plusieurs boîtes qui se suivent ou plusieurs boîtes à la numérotation discontinue.
On range la boîte R000001 en haut à gauche de la première travée.

– Du point de vue de l’utilisateur :
Il fait sa recherche via le plan de classement (p. ex. : « Collectivité µ / Entreprises »), il relève le n° des boîtes correspondant à la période qu’il souhaite consulter, et on les lui sert.

Pour les affiches
Il y en a nettement moins à gérer. Lyon utilise un vrai système archivistique (cotation des affiches comme elles viennent, mise en boîte, instrument de recherche unique porte d’entrée). Nous pouvons utiliser notre classement topographique en ouvrant un minimum de boîtes simultanément (une par grande série : région, départements, agglo, ville), et en classant thématiquement à l’intérieur. Quand la boîte est pleine, on la cote, on la range, et on vient alimenter le plan de classement qui sera d’abord géographique puis chronologique (une boîte correspondant à une période), et thématique à l’intérieur des boîtes, en conservant les dossiers.
Cela évite de devoir déplacer des dossiers entiers d’affiches quand la boîte explose sous le nombre, et d’ouvrir simultanément un trop grand nombre de boîtes.

– Du point de vue de l’utilisateur :
Cela évite la trop grande dispersion des affiches dans les boîtes.

=> Comment vient s’articuler l’enregistrement complet des affiches tel qu’il est pratiqué actuellement ?

 

Porté depuis 2002, le projet de rétroconversion des 116 volumes du CGM en EAD est maintenant disponible en ligne.
Pour les bibliothèques concernées, il s’agit de maîtriser cet outil, et surtout de le mettre à jour, soit en corrigeant les notices, soit en incluant celles correspondant à de nouvelles acquisitions ou au catalogage effectué depuis la parution du volume.
Le choix de l’EAD, qui ne s’imposait pas au départ, est finalement très bien adapté, je trouve, à la structure des manuscrits, dès lors qu’ils sont divisés en fonds.
Nous disposons actuellement de 1.220 notices dans le CGM, et d’un supplément en traitement de texte de 300 p. environ à convertir. Pour ce faire, nous attendrons bien sagement que le Guide des bonnes pratiques paraisse avec toutes les indications nécessaires (courant 2010). Techniquement, on doit pouvoir automatiser partiellement la tâche grâce à des macros, qu’il faudra récupérer également.

Dans ce projet, nous pouvons compter sur le soutien de la DLL et de la BnF (département de la coopération), ce qui n’est pas négligeable pour nos collectivités. Cependant l’investissement, en formation et en équipement logiciel (éditeur XML) est important. Pour accroître la visibilité de nos institutions sur internet, et améliorer la mise en réseau des collections, je pense très sincèrement qu’il en vaut la peine.

Un comptage effectué par un membre de l’équipe sur le catalogue en ligne donne près de 900 cotes manquantes à la Réserve des imprimés pour un total de 4000 notices et environ 4000 documents.
Passé le premier moment d’effroi, un plan de bataille a été élaboré.

 

1) Récolement
Pour chaque cote manquante au catalogue, nous allons voir en Réserve ce qu’il en est. Trois cas se présentent :

  • le document est présent ;
  • le document est absent ;
  • le document est absent avec fantôme.

Le fantôme indiquant souvent une décote vers le fonds général, nous reportons la nouvelle cote sur la liste papier.
La durée de cette tâche peut être évaluée à 30h à raison de 2 min. par cote.

2) Affectation des ouvrages aux catalogueurs
L’équipe du catalogage offre au Patrimoine une journée par semaine (2 catalogueurs pendant 1/2 journée) pour mener à bien ce projet. Au service Patrimoine, 2 personnes sont impliquées au même rythme.
Au moment du récolement, nous insérons dans chaque document présent un signet de couleur correspondant à un catalogueur, à charge pour lui de les traiter.
Les ouvrages ont été affectés de la manière suivante :

  • livres d’artiste : 1 p.
  • fonds 19e-20e siècle : 1 p.
  • fonds ancien : 2 p.

L’utilisation des signets offre plusieurs avantages, directs :

  • les documents demeurent dans la Réserve en attente de signalement, au lieu de stationner sur un rayonnage de bureau ;
  • chaque catalogueur est autonome dans son rythme de catalogage ;
  • la présence du signet n’empêche pas la communication du document.

et induits :

  • le fonctionnement du service au public voulant que tout document communiqué non informatisé fasse un détour par le service Catalogage avant de regagner son magasin, le signet de couleur permettra d’indiquer le degré d’urgence du traitement ;
  • la manipulation des ouvrages non catalogués permet de faire des premiers constats sur l’état de conservation.

3) Catalogage
Deux préoccupations nous occupent : bien signaler les livres de la Réserve… sans perdre trop de temps.
En accord avec la coordinatrice du catalogage, nous avons établi une grille adaptée, insistant sur les accès et les notes de reliure et de provenance. Pour le fonds ancien, le codage CCFr est utilisé. On peut envisager la récupération de notices BnF ou le « recopillage » d’autres catalogues de bibliothèques le cas échéant.

Nous nous sommes donné 18 mois pour mener cette tâche à bien.
Ensuite nous aborderons la correction des vilaines notices déjà existantes.