Ce mini-cycle était initialement prévu afin de rendre les catalogueurs de livre ancien autonomes dans la rédaction de notices « classiques ». Finalement, de nombreux autres membres de l’équipe ont participé aux séances (1/2 journée pour les points 2 à 6), y compris des magasiniers.

Les formateurs ont apprécié la motivation et la qualité d’écoute des formés ; les formés ont apparemment apprécié l’organisation de la formation et le fait que tous les exemples étaient tirés de situations qu’ils sont amenés à rencontrer très souvent au cours de leur travail.

  1. Manipulation et conditionnement de documents patrimoniaux (pour l’ensemble du personnel)
  2. Groupe de travail catalogage livre ancien : mise au point de la grille de catalogage Unimarc
  3. Ressources pour l’identification de livres anciens (auteurs, imprimeurs, provenances…) : à partir du cours en ligne de l’Ecole des Chartes et d’un groupe Diigo
  4. Initiation à la bibliographie matérielle
  5. L’illustration dans le livre ancien
  6. Initiation à l’identification des reliures

Aujourd’hui, Ariste prenait des photos en prévision d’un constat d’état pour des documents qui partent à l’étranger, pendant que Sigisbée, son vacataire, terminait la saisie de tables des matières pour une revue numérisée.

Dans le bureau d’à côté, Bélise peaufinait ses textes et le choix des images qu’elle souhaite voir figurer dans la prochaine exposition patrimoniale, alors qu’Armande, plongée dans un fonds non classé, tentait d’en dégager les cochonneries subtilités.

boîte de conserve ouverte

Le quotidien du service patrimonial

Philaminte était fort occupée à un tableau de récolement quand Chrysale, tout affairé, vint lui dire qu’il recevrait le lendemain le Grand Mammamouchi et sa suite, et qu’il fallait lui préparer une sélection de ses trésors pour les épater. C’est Télémaque, le stagiaire, qui se trouva distrait un peu brutalement de son inventaire de dessins pour les préparer, sous prétexte que cela lui donnerait l’occasion d’apprendre.

En chemin vers le Saint des Saints, Télémaque croisa Gil Blas, son compagnon d’infortune, à demi enseveli sous un tas de vieux journaux qu’on lui avait demandé de cataloguer. On l’avait oublié là, le pauvre, depuis quatre jours. Fort gentiment, Philaminte le délivra en lui donnant pour consigne d’aller, muni d’une clé usb, transférer des fichiers d’un poste à un autre, ce qui lui prendrait bien quatre autres jours vu la rapidité des connexions.

Dorine, penchée avec Martine et Sganarelle sur quelques albums fatigués, se demandait s’il ne valait pas mieux tout démonter pour tout remonter ensuite. Ou tout démonter pour ne rien remonter. Ou tout remonter maintenant. Ou faire semblant de n’avoir rien vu et ranger les albums.

A l’étage supérieur, celui des invités, on n’a vu ni Henriette ni Clitandre aujourd’hui. Armande était un peu triste quand même, elle qui leur avait préparé tout spécialement leurs cochonneries brochures d’avant-guerre préférées. Mais l’on vit enfin arriver Cathos, fidèle à elle-même, qui demanda à ce qu’on lui sorte, 5 minutes avant la fermeture, tout un assortiment de reliures…

APN

Il est possible d'utiliser un appareil photo numérique sans dégrader les documents patrimoniaux (WikiCommons - licence CC PD)

Les pratiques de reproduction de documents précieux et/ou fragiles sont très différentes selon les politiques d’établissement. Une fiche technique réalisée par BiblioPat en 2008 puis une nouvelle enquête lancée sur la liste en 2009 avait bien montré cette disparité.
Dans un contexte dépourvu de documents numérisés et surtout de bibliothèque numérique faisant office de « banque d’images », la pratique de la photographie plus ou moins sauvage des collections patrimoniales était fort développée.  En observant les pratiques des usagers dans un milieu dépourvu de tout contrôle, en écoutant le malaise des responsables de collections patrimoniales, et en utilisant un peu de bon sens, voici la procédure qui a été mise en place.

Principes

  1. Pé-da-go-gie : auprès des collègues pour les responsabiliser, auprès des usagers pour les sensibiliser à la fragilité des documents (disons-le tout de suite : ils comprennent en général très bien et très vite qu’on ne photocopie pas un plan du 17e).
  2. Pas d’obstacles inutiles : l’usage d’un APN personnel est autorisé, voire parfois encouragé compte tenu de l’absence d’atelier et de matériel dans l’établissement.
  3. Traçabilité : tout le monde est « fiché » ;).

Mode d’emploi

  1. Toute demande de reproduction est soumise au remplissage d’un formulaire. Celui-ci indique clairement quels types de documents doivent faire l’objet d’une demande d’autorisation.
  2. La règle courante est d’autoriser un particulier ou une personne qui souhaite faire une copie d’un document en bon état de conservation et ne présentant pas de problème majeur de manipulation pour un usage personnel, éventuellement pour un mémoire universitaire non publié à utiliser un appareil personnel en se conformant à quelques conseils simples. Un bibliothécaire peut venir aider l’usager dans sa prise de vue.
  3. Le recours à un photographe professionnel (celui de la collectivité ou celui du demandeur) est fortement recommandé voire obligatoire pour les documents de grand format, en mauvais état, tous les manuscrits (qui ont souvent des reliures problématiques), et dès que le propos de la reproduction est l’usage public commercial (projets d’édition).
  4. Les demandeurs sont encouragés à préciser au maximum les conditions dans lesquels ils souhaitent réutiliser l’image, notamment dans les contextes « publics non commerciaux » (publications universitaires, scolaires, expositions, sites web etc.).
  5. Les bibliothécaires instruisent la demande à différents niveaux :
    1. directement à la banque de prêt si cela ne [leur] pose pas de cas de conscience (« oui » / « non, il faut passer par la case
      3, il y aura un délai »)
    2. à la banque de prêt en liaison téléphonique avec le responsable de collection au moindre doute
    3. en routant toutes les commandes d’images (soit à la demande de l’usager, soit dans les cas prescrits) au service Patrimoine qui se charge du devis, de la mise en œuvre et de la livraison

Bilan

Les usagers ont très bien compris et admis cette formalité supplémentaire, même les habitués. Certains bibliothécaires hésitent encore à prendre la minuscule responsabilité de laisser prendre une photo de leur propre chef, les mêmes qui quelques mois auparavant regardaient d’un air indifférent flasher des fusains par dizaine. On peut donc en conclure que la sensibilisation à la fragilité du document patrimonial a bien fonctionné.
Garder trace des demandes et des images déjà produites est l’un des enjeux des mois à venir (environ 150 CD à expertiser), car il n’est pas souhaitable de reproduire indéfiniment le même document – sachant d’ailleurs que ce sont souvent des happy few qui, tels les stars sur les marches de Cannes, passent sous le feu des projecteurs.
Enfin, la mise en place du programme de numérisation et la bibliothèque numérique, dans lequel sont bien sûr incluses les vedettes, devrait permettre d’une part d’éteindre progressivement les demandes répétées et d’autre part de définir une fois pour toutes des règles d’utilisation des images numériques dans le contexte du web, peut-être en utilisant la nouvelle licence IP si elle est applicable aux données culturelles, ce qui ne semble pas évident pour tout le monde.